Qu’est-ce qu’un exercice comptable en copropriété ?

Un exercice comptable en copropriété fait référence à la période annuelle durant laquelle les opérations financières et comptables d’une copropriété sont enregistrées, analysées et rapportées. Dans le domaine de la gestion d’une copropriété, c’est essentiel ; cela permet d’assurer une comptabilité précise et transparente ! 

Cet exercice débute généralement à la date de création de la copropriété ou à la fin de l’exercice précédent, se terminant à la même date l’année suivante. 

Tout au long de cette période, toutes les transactions financières sont enregistrées dans les livres de comptabilité de la copropriété.

Les grandes étapes de l’exercice comptable en copropriété

L’exercice comptable en copropriété est une pratique standard dans la gestion financière des copropriétés et cela permet de suivre précisément les dépenses et les revenus associés à la propriété commune tout au long de l’année. Pour établir un suivi régulier mais surtout efficace, voici les grandes étapes suivies :

• La durée de l’exercice comptable : cet exercice peut varier selon les règles établies dans le règlement de copropriété. Habituellement, il démarre à la date de création de la copropriété ou à la fin de l’exercice précédent et se termine un an plus tard à la même date ;
• L’enregistrement des opérations financières : pendant la période de l’exercice comptable, toutes les transactions financières liées à la copropriété sont enregistrées de manière précise, incluant les paiements des charges de copropriété par les copropriétaires, les dépenses d’entretien et de réparation, les honoraires du syndic, les frais administratifs, les dépenses pour les services communs, etc. ;
• La tenue des documents comptables : les documents comptables de la copropriété tels que le livre journal, le grand livre des comptes et la balance des comptes, sont tenus par le syndic. Ils sont essentiels pour assurer la transparence et la traçabilité des opérations financières de la copropriété ;
• La régularisation des charges : en fin d’exercice, les charges de copropriété sont régularisées entre les copropriétaires, ce qui signifie que les montants des charges payées par les copropriétaires tout au long de l’année sont ajustés ;
• La préparation des états financiers : à la clôture de l’exercice, le syndic prépare généralement les états financiers de la copropriété, comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie. Ces états fournissent une vue d’ensemble de la situation financière de la copropriété et sont présentés aux copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle.

Toutes ces étapes permettent de maintenir une gestion financière efficace et transparente tout en assurant la participation des copropriétaires dans la prise de décisions financières lors des assemblées générales.

Quand a lieu la régularisation des charges copropriété ?

Dans l’exercice comptable en copropriété, la régularisation des charges de copropriété a lieu une fois par an, au moment de la clôture de l’exercice comptable.

Celle-ci peut varier selon les règles établies dans le règlement de copropriété ou par la pratique de la copropriété. 

Après la clôture de l’exercice comptable, le syndic de copropriété prépare un décompte des charges réelles supportées au cours de l’année écoulée, prenant en compte les dépenses engagées pour l’entretien, la maintenance, les services, les assurances, les travaux, etc. Une fois que ce décompte est réalisé, les charges sont alors régularisées entre les copropriétaires, ce qui signifie que les montants des charges prévisionnelles versées par chacun d’eux tout au long de l’année sont ajustés en fonction des dépenses réelles encourues par la copropriété. 

Ils peuvent alors recevoir un remboursement s’il y a eu un excédent ou être invités à payer un complément s’il y a eu un déficit.

A savoir : la régularisation est souvent discutée et votée lors de l’assemblée générale annuelle lorsque les copropriétaires peuvent examiner les comptes et les résultats financiers afin de prendre des décisions en conséquence.

Quels sont les documents comptables d’une copropriété ?

Dans le cadre de la gestion comptable d’une copropriété, certains documents sont nécessaires. En effet, généralement tenus par le syndic, ils permettent de gérer les affaires courantes de la copropriété, notamment les aspects financiers. Les voici :

• Le livre journal : il permet d’enregistrer de manière chronologique toutes les opérations financières de la copropriété telles que des recettes, des dépenses, des paiements des charges par les copropriétaires, etc. Chaque transaction est enregistrée avec la date, la nature de la transaction, le montant, ainsi que les comptes débités et crédités ;
• Le grand livre des comptes : c’est un document qui répertorie tous les comptes de la copropriété, notamment les comptes de charges, les comptes de produits et les comptes de tiers. Pour chacun d’eux, il  indique les mouvements qui s’y rapportent, tirés du livre journal. C’est idéal voire essentiel pour avoir une vue d’ensemble des soldes et des transactions effectuées pour chaque compte ;
• La balance des comptes : c’est un état comptable qui présente de manière synthétique et détaillée l’ensemble des comptes de la copropriété avec leurs soldes débiteurs ou créditeurs respectifs. Ce document permet de résumer les informations contenues dans le grand livre des comptes et permet de vérifier la cohérence des enregistrements comptables.

Ces documents fournissent une base solide pour la prise de décisions, la préparation des états financiers annuels et la communication avec les copropriétaires lors des assemblées !

Vous souhaitez externaliser la gestion de votre copropriété ? Faites appel à notre entreprise spécialisée ; nous saurons vous faire gagner en efficacité et vous propulser vers de nouveaux horizons. Concentrez-vous entièrement sur la croissance de votre portefeuille immobilier