Comment comptabiliser les charges de copropriété ?
Lorsqu’un immeuble est géré en copropriété, une comptabilité minutieuse et précise des charges est essentielle pour assurer une gestion financière transparente et efficace. Chaque dépense, qu’elle concerne les espaces communs, les services publics, l’assurance ou d’autres frais, doit alors être enregistrée et répartie équitablement entre les copropriétaires. Justement : de la répartition des dépenses jusqu’au suivi des charges, sans oublier l’approbation par l’assemblée générale, découvrez comment assurer une comptabilité contrôlée d’un immeuble en copropriété !
6 étapes clés pour une comptabilité sûre et légale des charges de copropriété
Comptabiliser les charges de copropriété implique d’enregistrer avec précision toutes les dépenses liées à la gestion et à l’entretien d’un immeuble ou d’un ensemble immobilier détenu en copropriété. Pour que vous puissiez y voir plus clair et mieux appréhender la répartition des charges générales et des charges spéciales que doivent payer de façon collective chacun des copropriétaires, assurant ainsi le bon fonctionnement de la copropriété, voici un récapitulatif des étapes clés.
Nous en avons identifié 6 principales.
1. L’identification des charges
L’identification des charges permet de lister toutes celles qui doivent être prises en compte dans le calcul total. Il peut s’agir des frais de maintenance des espaces communs, des services publics, des primes d’assurance, des frais de gestion, des dépenses de sécurité, les honoraires du syndic, des travaux de rénovation, etc.
2. La répartition des charges
La répartition des charges de copropriété est généralement faite entre les copropriétaires selon leurs quotes-parts, telles qu’indiquées dans le règlement de copropriété. Cette répartition peut être basée sur la taille des appartements, la valeur relative des unités ou d’autres critères spécifiques.
3. L’enregistrement des charges
L’enregistrement des charges dans le grand livre comptable de la copropriété se fait en les divisant par catégorie : entretien, services publics, assurances, etc. Chaque dépense doit être documentée avec soin en indiquant la date, le montant, la nature de la dépense et les copropriétaires concernés.
4. La préparation du budget
La préparation du budget annuel pour la copropriété se fait sur la base des charges passées et des prévisions pour l’année à venir. Ce budget doit inclure une estimation réaliste des dépenses à venir et il pourra servir de guide pour la répartition des charges entre les copropriétaires.
5. L’approbation par l’assemblée générale
L’approbation par l’assemblée générale est obligatoire et cela se fait lors d’une réunion annuelle. Une fois cela fait, il est appliqué pour tous les copropriétaires et sert de base pour les appels de fonds ultérieurs.
6. Le suivi et la gestion des charges
Le suivi et la gestion des charges sont deux tâches essentielles. Surveillez attentivement les dépenses tout au long de l’année et ajustez si nécessaire le budget en fonction des besoins réels de la copropriété. Régulièrement, vous pouvez entrer en contact avec les copropriétaires concernés pour les tenir informés des dépenses et des éventuels changements dans la répartition des charges.
Qu’est-ce qui est compris dans les charges de copropriété ?
Les charges générales et les charges spéciales sont deux catégories qui permettent de définir les charges de copropriété d’un immeuble, qui sont alors inscrites dans le règlement de copropriété et dans lequel certaines sous-catégories peuvent exister afin de les répartir par bâtiments ou par escaliers.
Le bon fonctionnement d’une copropriété est assuré grâce aux versements de provisions effectués par tous les copropriétaires, ce qui rend le paiement obligatoire !
Les charges générales
Les charges générales concernent la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes. Il est alors possible d’y trouver les frais concernant le ravalement des façades, l’éclairage des parties communes, l’accès à l’immeuble (interphone, digicode), le nettoyage de l’immeuble ainsi que les frais liés aux assemblées générales.
Elles sont réparties entre les copropriétaires selon la valeur de leur lot ; cette dernière sert par ailleurs à l’établissement des quotes-parts des parties communes (tantièmes) !
Sans exception, tous les copropriétaires doivent obligatoirement participer au paiement.
Les charges spéciales
Les charges spéciales sont toutes celles relatives aux services collectifs et aux éléments d’équipement communs tels que l’entretien et le fonctionnement des ascenseurs, du chauffage central ou des espaces climatisés s’ils existent, du vide-ordures, etc. Elles sont réparties en fonction de l’usage de ces équipements et de ces services collectifs pour chacun des copropriétaires.
Exemple : les copropriétaires du rez-de-chaussée ne participent pas aux charges liées à l’ascenseur tandis que ceux qui sont en étage ne peuvent refuser et cela même s’ils se servent des escaliers.
Les charges de copropriété sont donc réparties selon le règlement de l’immeuble et requiert l’unanimité des voix des copropriétaires. Tenir une comptabilité claire et précise est la meilleure façon d’assurer une gestion efficace et légale ! Si besoin, faites appel à nos équipes de spécialistes pour vous délester de cette tâche et vous permettre de vous concentrer sur d’autres ; nous vous offrons un gain de temps.
