Comment gérer la comptabilité d’un syndic de copropriété ?

Dans une copropriété, avoir une bonne gestion des comptes est une priorité. Toutefois, ce n’est pas toujours chose aisée ! C’est pourquoi nous avons décidé d’apporter nos meilleurs conseils pour aider les syndics à mieux gérer la comptabilité de leur copropriété.

5 conseils pour mieux gérer la comptabilité de sa copropriété

Conseil n°1 : respecter le principe de l’annualité budgétaire

Les copropriétés sont soumises au principe de l’annualité budgétaire, ce qui signifie que la comptabilité doit se tenir sur 12 mois ; ce qui ne veut pas dire qu’elle doit être calée sur une année civile. 

A savoir : l’assemblée générale (AG) peut décider de la date de l’exercice, et a donc le pouvoir de la changer. Par ailleurs, 5 ans doivent s’écouler avant de pouvoir changer à nouveau cette date.

Conseil n°2 : tenir à jour les documents comptables obligatoires

Tout syndic est dans l’obligation de tenir à jour trois documents comptables relatifs à la copropriété. Ces derniers doivent être formalisés pour faciliter le contrôle des comptes.

Les 3 documents comptables sont : 

• Le livre-journal : il recense l’ensemble des opérations comptables ayant un impact financier sur le syndic et son fonctionnement. Ces opérations doivent être recensées par ordre chronologique ;
• Le grand livre : il a pour fonction de regrouper les comptes et opérations figurant dans le livre-journal. Il est utile à l’ouverture et au suivi des comptes de la copropriété, et n’a aucune règle à suivre pour sa présentation ; 
• La balance des comptes : elle présente l’ensemble des soldes des comptes (comptes de bilan ou de gestion) sur une période donnée, et permet d’émettre une fois par an le constat financier de l’état de la copro.

A savoir : le syndic est tenu de conserver, pendant une période de 10 ans, l’ensemble des pièces justificatives de chaque opération comptable (factures, fiches, tickets de caisse, etc.).

Conseil n°3 : avoir un compte bancaire au nom du syndic de copropriété

En effet, depuis le 26 mars 2015, le syndic a pour obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé et à son nom. Ainsi, il profite d’un relevé bancaire mensuel et dispose d’une meilleure lisibilité des comptes.

A savoir : cette obligation ne concerne que les copropriétés de plus de 15 lots.

Conseil n°4 : respecter la règle de la comptabilité en partie double

Pour une copropriété, on parle de comptabilité d’engagement, par opposition à la comptabilité de trésorerie. Cette dernière demande alors à ce que les charges et les produits soient inscrits dès qu’ils sont engagés ou acquis, et ce, indépendamment de leur règlement ou de leur réception. C’est la règle de la comptabilité en partie double. Ainsi, une écriture au débit d’un compte laisse forcément apparaître une écriture au crédit d’un autre compte. 

Pour cette partie, le syndic de copropriété a obligation d’incorporer le budget prévisionnel ; c’est un document relatant l’ensemble des dépenses, hors dépenses exceptionnelles des douze mois à venir. C’est à partir de ces chiffres que sont calculées les provisions de charge, permettant d’établir la quote-part de tantièmes et les fonds associés demandés aux copropriétaires, en fonction de leur part dans la copropriété.

A savoir : en tant que syndic de copropriété, vous devez les réaliser et les faire voter lors d’une AG.

Conseil n°5 : l’approbation des comptes en AG

En effet, les comptes de la copropriété doivent être présentés par le syndic en assemblée générale ou AG. Alors, les copropriétaires devront donner leur approbation à la majorité. C’est une présentation obligatoire, au moins une fois par an, et devant respecter un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable. 

A savoir : le syndic doit également inclure une annexe comptable au moment de la convocation des copropriétaires en AG.

L’annexe comptable se compose comme suit : 

• Etat financier : c’est le bilan de la comptabilité commerciale. Ce dernier donne l’état des créances et des dettes, ainsi que celui de la trésorerie. L’état financier doit laisser apparaître le montant des emprunts restant dû à la date d’arrêté des comptes. Aussi, le syndic devra joindre à l’état financier le comparatif de l’année précédente.
• Compte de gestion générale et budget prévisionnel : il relate les différentes charges et produits de l’exercice. Il se présente en deux parties : d’un côté les opérations courantes, de l’autre, les travaux et les opérations exceptionnelles ; 
• Compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel : il reprend les éléments de la partie précédente, cette fois sous forme analytique ;
• Etat des travaux et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés : il sert à suivre l’avancée des travaux en cours de réalisation ;
• Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel : il sert à suivre l’évolution des travaux déjà réalisés dans la copropriété, en les répertoriant par chantier. Il précise également le statut des travaux : votés, payés, réalisés, et les appels reçus. 

Ce dernier relate également les différentes opérations exceptionnelles.

Déléguer la comptabilité du syndic de copropriété à un spécialiste

En effet, la gestion comptable n’est pas une mince affaire, notamment en tant que syndic de copropriété. Alors, pour éviter les erreurs, nombreux font le choix de déléguer cette tâche à un cabinet expert en comptabilité pour syndics de copropriété. Chez Blindtrust, nous vous proposons d’externaliser votre gestion comptable en la plaçant dans les mains de notre équipe de spécialistes financiers. Compétente et expérimentée, elle saura vous offrir une gestion claire, structurée et fluide, pour que vos assemblées générales se passent dans les règles et avec la plus grande tranquillité. Notre approche personnalisée, notre transparence et notre réactivité sauront vous satisfaire et vous apporter la confiance dont vous avez besoin pour une gestion sereine de votre copropriété. Enfin, déléguer votre comptabilité à un cabinet expert vous assurera une comptabilité parfaitement tenue, conforme à la réglementation en vigueur dans votre secteur.