Changement de syndic : les étapes de reprise des comptes
En tant que syndic, reprendre la gestion d’une copropriété ne se résume pas à être désigné en assemblée générale. Ce changement marque un véritable passage de relais, qui engage votre responsabilité sur la continuité de la gestion, aussi bien sur le plan administratif que financier.
L’un des moments clés de cette transition est la reprise des comptes. Elle permet de s’assurer que les écritures du syndic précédent sont justes, complètes et conformes au règlement de copropriété. Si cette étape est négligée, elle peut générer des erreurs dans la répartition des charges, des retards de gestion ou des tensions entre copropriétaires. D’où l’importance d’une approche rigoureuse et bien préparée.
Les étapes clés de reprise de comptes en cas de changement de syndic
La loi encadre le transfert des documents comptables entre le syndic sortant et son successeur. Mais au-delà du cadre réglementaire, ce sont les vérifications concrètes que vous effectuez en début de mandat qui assurent une gestion sereine et durable.
1. Prise de contact et organisation de la transmission
Dès votre nomination, il est essentiel de prendre contact rapidement avec votre prédécesseur pour fixer les modalités de transmission. Vous devez notamment récupérer :
- La situation de trésorerie actuelle du syndicat.
- Les coordonnées du compte bancaire ouvert au nom du syndicat.
- Les archives administratives et comptables (au format papier et numérique).
- Les contrats en cours et les derniers procès-verbaux d’assemblées générales.
Un rendez-vous formel est généralement organisé pour signer un bordereau listant les pièces transmises. Si un conseil syndical est en place, sa présence à cette étape est vivement recommandée pour garantir la transparence de la passation.
2. Analyse de la situation comptable de la copropriété
Avant d’engager pleinement votre gestion, il est important de réaliser un état des lieux comptable précis. Cela implique :
- Soldes bancaires : ils doivent être conformes aux relevés fournis.
- Dettes et créances : recensement des impayés, factures en attente, avances de trésorerie et provisions pour travaux.
- Écritures comptables : un contrôle attentif permet d’identifier d’éventuelles anomalies ou erreurs d’imputation.
Cette phase de diagnostic permet de partir sur des bases fiables et de rassurer le conseil syndical et les copropriétaires dès le début du mandat.
3. Vérification juridique et conformité au règlement de copropriété
En parallèle des vérifications comptables, il est indispensable de s’assurer que la gestion antérieure respecte les règles prévues dans le règlement de copropriété :
- La grille de charges doit correspondre aux tantièmes des lots.
- Les dépenses doivent avoir été réparties selon les clés définies (charges générales, charges spéciales, équipements collectifs).
- Les décisions votées en assemblée doivent avoir été correctement traduites en comptabilité : appels de fonds, budgets, travaux, etc.
Ces vérifications évitent les erreurs de gestion transmises d’un mandat à l’autre, et garantissent l’équité entre copropriétaires.
Quels sont les délais légaux pour la transmission des comptes ?
Le cadre légal, défini par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967, prévoit des délais précis que le syndic sortant doit respecter pour garantir une reprise fluide :
- Dans les 15 jours suivant la fin de son mandat, le syndic sortant doit transmettre la situation de trésorerie du syndicat, les références du compte bancaire séparé ainsi que les coordonnées de l’établissement bancaire.
- Dans un délai d’un mois, il remet l’ensemble des documents nécessaires à la gestion de la copropriété : contrats en cours, relevés bancaires, factures, correspondances, justificatifs de charges, procès-verbaux des dernières assemblées et archives, au format papier comme numérique.
- Sous deux mois, il fournit l’état définitif des comptes du syndicat et des copropriétaires, avec l’ensemble des écritures clôturées, les soldes régularisés et les comptes de l’exercice arrêtés.
Le respect de ces délais vous permet d’assurer une prise en main sereine de la copropriété, tout en préparant efficacement la prochaine AG.
Que faire en cas de retard du syndic sortant ?
Si le syndic précédent ne transmet pas les documents dans les délais prévus, vous avez la possibilité de lui adresser une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception, en rappelant ses obligations légales.
En l’absence de réponse ou de transmission complète, un recours en référé devant le tribunal judiciaire peut être engagé afin d’obtenir la remise des éléments nécessaires. Le président du conseil syndical peut, si besoin, appuyer la démarche ou en informer les copropriétaires.
Dans les situations les plus problématiques (refus délibéré, archives incomplètes ou inaccessibles, la responsabilité civile du syndic sortant peut être mise en cause.
Vous êtes en cours de changement de syndic et nécessitez une aide professionnelle pour la reprise des comptes de copropriété, ou une assistance juridique en cas de litige quant au transfert des comptes ? N’hésitez pas à faire appel à Blindtrust !
